Äldrenämndens föreningsstöd

Ansökningsregler

1. Ansökan om bidrag görs på hösten, en gång per år. Information anslås på här på stadens webbplats.
2. Ansökningshandlingarna ska ha inkommit äldreförvaltningen senast utsatt datum för ansökningstiden.
3. Ansökan ska vara på svenska.
4. Ansökningshandlingarna bereds till äldrenämnden som fattar beslut om tilldelning vid nämndens sammanträde i december.
5. Första utbetalningen, som avser kvartal 1 verksamhetsåret, görs i förskott i december månad.

Organisationstyper

Förutsättningarna för organisationerna att bedriva aktiviteter för äldre ser väldigt olika ut. Organisationerna har därför delats in i sju kategorier. Varje organisation kommer på det sättet kunna jämföras med andra organisationer ur samma kategori på ett mer jämförbart och rättvist sätt. Alla organisationer ska erbjuda sina medlemmar aktiviteter som är kontaktskapande och eller stödjande. I stadgarna för respektive organisation ska organisationens målsättning och främsta målgrupp anges.

De sju kategorierna är:

1. Sociala organisationer
2. Etniska organisationer
3. Hemgårdar
4. Nationella minoriteter
5. Församlingar
6. Övriga organisationer
7. Paraplyorganisationer

Sociala Organisationer

Med Sociala organisationer avses organisationer som erbjuder sina medlemmar aktiviteter som är kontaktskapande och/eller stödjande.

Etniska organisationer

Etniska organisationer vänder sig främst till personer med samma etniska ursprung och/eller språkliga tillhörighet.

Hemgårdar

Hemgårdarnas äldreverksamhet erbjuder möjlighet till en aktiv fri-tid, kultur och olika former av social gemenskap för alla åldrar.

Nationella minoriteter

Med nationella minoriteter avses de fem erkända minoriteterna i Sverige; judar, romer, samer (som även är ett urfolk), sverigefinnar och tornedalingar. De historiska minoritetsspråken är jiddisch, romani, chib, samiska, finska och meänkieli. Gemensamt för minoritetsgrupper är att de befolkat Sverige under lång tid samt att de utgör grupper med uttalad samhörighet. De har även en religiös, språklig eller kulturell tillhörighet och en vilja att behålla sin identitet. Organisationernas syfte är att bevara deras kulturella särart och dess traditioner.

Församlingar

Församlingen kan, under särskilda förhållanden, söka bidrag för aktiviteter som riktar sig till äldre boende inom Stockholms stad. För-samlingar vänder sig i första hand till sina församlingsbor. Församlingen erbjuder sina församlingsbor aktiviteter som är kontaktskapande och/eller stödjande.

Övriga organisationer

Med övriga organisationer avses organisationer som inte passar in under övriga klassificeringar. Gemensamt för dessa organisationer är att deras aktiviteter främjar tillvaron för äldre.

Paraplyorganisationer

Med paraplyorganisationer avses pensionärsorganisationer som samordnar och stödjer lokala pensionärsföreningar.

Krav på ansökan

1. Ansökan ska vara ifylld på avsedd blankett.
2. Det ska tydligt framgå vad det sökta bidraget ska användas till och det ska gå att följa upp i redovisningen av bidraget.
3. Ansökningshandlingarna skickas digitalt till äldreförvaltningen.
4. Ansökan ska innehålla efterfrågade bilagor:
   a. Försäkran om att lämnade uppgifter är sanningsenliga.
   b. Organisationsnummerbevis eller registerutdrag från Skatteverket, om föreningen är godkänd för F-skatt, registrerad för moms eller som arbetsgivare.
   c. Årsmötesprotokoll där det framgår vilka som ingår i styrelsen. Protokollet får inte vara äldre än ett år.
   d. Kopia på hyreskontrakt.
   e. Kopia på hyresavier för juli–september
   f. Uppgifter om skulder hos kronofogden.
   g. Beslut som visar organisationens samtliga firmatecknare samt personnummer på samtliga firmatecknare.
   h. Organisationens senaste verksamhetsberättelse.
   i. Senaste årsbokslutet och verksamhetsberättelsen eller i förekommande fall senaste årsredovisningen.
5. Ansökan ska vara undertecknad av behörig firmatecknare för organisationen.
6. Ansökan ska vara inkommen i tid.

Ovanstående krav på ansökan ska vara uppfyllda för att ansökan ska behandlas. Om inte, kommer ansökan att avvisas.

Krav på organisation och styrelse

1. Organisationen ska vara registrerad hos Skatteverket och ha tilldelats ett organisationsnummer för ideella organisationer. Vid ansökningar om bidrag avseende mer än ett halvt prisbasbelopp ska organisationen ha haft ett organisationsnummer i minst ett år. Organisationen ska uppvisa årsbokslut och verksamhetsberättelse för det senaste året. Organisationen ska också ha haft en aktiv och dokumenterad verksamhet under denna tid. Undantag från ettårskravet kan medges om verksamheten som ansökan avser har bedrivits under ett annat organisationsnummer i minst ett år och där fått bidrag från äldrenämnden och följt riktlinjerna.
2. Organisationen ska ha ett bankgiro- eller plusgirokonto registrerat.
3. Organisationen ska ha stadgar antagna av medlemmarna.
4. Organisationen arbetar utifrån demokratiska principer och tar ställning för demokrati som samhällssystem, verkar för jämställdhet, mångfald, alla människors lika värde och behandling i verksamheten samt tar avstånd från våldsbejakande uttryck och åsikter. Företrädare för organisationen, (styrelsemedlem, anställd eller volontär), som uttrycker åsikter i strid med ovanstående ska omgående av organisationen uppmanas lämna sitt uppdrag. Organisationen får heller inte samverka med, eller anlita, organisationer eller personer som uttrycker åsikter i strid med ovanstående. Att organisationen uppfyller demokrativillkoret ska intygas vid ansökan.
5. Organisationen ska verka för likabehandling och aktivt mot-verka all form av diskriminering, mobbning, kränkande behandling och kriminell verksamhet.
6. Ha en demokratisk struktur där medlemmarna får komma till tals.
7. Styrelsen bör bestå av både kvinnor och män.
8. I enlighet med stadgarna ska organisationen ha en ordförande, styrelse och revisor samt en valberedning valda av medlemmarna.
9. Ha en ordnad ekonomi och inte befinna sig på obestånd.
10. Följa lagar, föreskrifter och äldrenämndens riktlinjer för bidrag till ideella organisationer.
11. Ha rutiner för att undvika jäv vid beslutsfattande. Organisationen ska följa bestämmelserna om jäv i lag (2018:672) om ekonomiska föreningar.
12. All redovisning ska göras på svenska.
13. Medlem är den som erlagt medlemsavgift under ansökningsåret.
14. Styrelsens säte och organisationens lokal ska vara lokaliserad inom Stockholms stad.
15. Organisationen ska erbjuda stadsövergripande aktiviteter.
16. Organisationen ska sträva efter att medlemmarna är representerade i samtliga stadsdelsområden
17. Organisationen ska inte bedriva vinstdrivande verksamhet.
18. Organisationen ska inte finansieras av annan förvaltning i staden för samma aktiviteter som organisationen söker bidrag för från äldrenämnden.
19. Organisationen ska redovisa sökta och beviljade bidrag från andra bidragsgivare.

Krav på aktiviteterna

1. Aktiviteterna ska vända sig till personer som fyllt 65 år och som är boende inom Stockholms stad.
2. Aktiviteterna ska utgöra ett komplement till de insatser som erbjuds av staden. Bidrag beviljas inte till aktiviteter som bedrivs på särskilda boenden (vård- och omsorgsboende eller servicehus) då särskilda boenden ska erbjuda aktiviteter och social gemenskap för hyresgästerna.
3. Aktiviteterna ska vara kontaktskapande och/eller stödjande.
4. Aktiviteter som sker året runt, även på storhelger och sommartid kommer att premieras.

När bidrag inte beviljas

Bidrag beviljas inte:

1. till aktiviteter som ingår i Stockholms stads ordinarie utbud av äldreomsorg
2. till aktiviteter som bedrivs som studieverksamhet med stöd från studieförbund
3. till aktiviteter som bedrivs på särskilda boenden (vård- och omsorgsboende eller servicehus)
4. till organisationer som bedriver facklig eller partipolitisk verksamhet
5. till utlandsresor
6. till resor med övernattning
7. till restaurangbesök
8. till organisationer som har medlemmar eller tar emot besökare från ett fåtal stadsdelsförvaltningar
9. till lokalrenovering, inköp av inventarier eller billeasing/bilköp
10. till styrelsearbete
11. om organisationen tidigare gjort sig skyldig till agerande som föranlett att förvaltningen eller annan myndighet beslutat att hålla inne, stoppa eller återkräva bidrag. Nämnden får avslå organisationens ansökan under en tidsperiod om två år från att beslut fattats om att hålla inne, stoppa eller återkräva bidrag. Om organisationen visar att den är tillförlitlig genom att den exempelvis har vidtagit konkreta organisatoriska och/eller personalmässiga åtgärder som är ägnade att förhindra agerande enligt ovan, kan bidrag beviljas. De åtgärder som organisationen har vidtagit ska bedömas med beaktande av allvaret i agerandet och de särskilda omständigheterna kring detta.

Krav på redovisning

Äldreförvaltningen följer upp organisationens verksamhet och aktiviteter samt kan komma att granska dess räkenskaper.

1. Styrelsen i sin helhet har yttersta ansvaret för organisationens redovisning.
2. All redovisning ska göras på svenska.
3. Organisation som beviljats bidrag ska i månadsskiftet april/maj nästkommande år lämna in en av årsmötet godkänd verksamhetsberättelse och årsbokslut. Årsbokslutet ska bestå av en resultaträkning (och från större organisationer en balansräkning) samt en revisionsberättelse som är upprättad enligt god redovisningssed (se nedan).
4. Av redovisningen ska det framgå hur det beviljade bidraget använts.
5. Organisationen ska ha ett bokföringssystem eller en komplett kassabok.
6. Verifikationer på svenska eller engelska ska finnas för samtliga intäkter och kostnader.
7. Kontanta intäkter ska redovisas.
8. Alla inköp ska styrkas med faktura eller kassakvitto i original.
9. Redovisningsmaterial ska sparas i 5 år (7 år gäller för större organisationer).
10. För- och efternamn, födelseår och bostadsadress för medlemmar.

Krav på internkontroll

1. Styrelsen i sin helhet har ansvaret för organisationens redovisning.
2. Ingen ska kunna utbetala organisationens medel till sig själv eller närstående.
3. Nya specifika inköp över 10 000 kr ska beslutas av styrelsen i sin helhet och protokollföras.
4. Kontanta intäkter ska alltid räknas av två personer som var för sig signerar kontantredovisningen.
5. Om organisationen betalar ut medel till medlemmarna eller andra ska gällande skatteregler beaktas.

God redovisningssed

God redovisningssed innebär kortfattat följande att

• löpande bokföra samtliga ekonomiska händelser i kronologisk ordning
• varje händelse ska motsvaras av en verifikation, exempelvis faktura eller kvitto med ett unikt verifikationsnummer. Verifikation är ett underlag som visar när händelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp det gäller och vem som är motpart
• arkivera och förvara alla verifikationer på ett betryggande sätt
• bevara all räkenskapsinformation på ett betryggande sätt
• efter verksamhetsårets slut, upprätta bokslut med resultaträkning och balansräkning.

Verksamhetsberättelse

Verksamhetsberättelsen ska innehålla information om följande:

• Styrelse: vilka personer som haft vilka uppdrag.
• Revisorer: vilka personer som haft uppdraget.
• Kansli: finns anställd personal (medlem) och i så fall hur många.
• Medlemsutveckling: förändring av antalet medlemmar.
• Inre verksamhet: antal styrelsemöten och medlemsmöten samt genomförd verksamhet.
• Organisationer som erbjuder aktiviteter till fler åldersgrupper ska särskilt redovisa aktiviteter som genomförts för personer över 65 år.

Revision

I mindre organisationer är uppdraget som revisor ett förtroendeuppdrag. Revisorn ska:

• Ha tillräckliga kunskaper i erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållande för att kunna utföra sitt uppdrag.
• Vara oberoende gentemot organisationens styrelse.
• Vara myndig.
• Inte vara försatt i konkurs.

Om organisationen uppfyller minst två av följande kriterier för de två senaste verksamhetsåren, ska organisationen ha en auktoriserad eller godkänd revisor:

• Fler än tre anställda i genomsnitt
• Mer än 1,5 miljoner kronor i balansomslutning
• Mer än tre miljoner kronor i nettoomsättning.

Dialog med förvaltningen

Organisationen ska:

• Snarast kontakta förvaltningen om förutsättningarna förändras för att bedriva verksamheten. Det kan till exempel gälla förändringar inom eller för målgruppen, att nyckelpersoner inom verksamheten slutar eller om organisationen befinner sig på obestånd.
• Snarast kontakta förvaltningen vid förändringar i förhållanden som legat till grund för beslut om bidrag från äldrenämnden, till exempel förändringar i stadgar, aktiviteter, deltagarantal eller öppettider.
• Informera förvaltningen vid ändring av kontaktuppgifter.
• Skicka in efterfrågat underlag i utsatt tid till förvaltningen.
• Organisationen ska på alla sätt medverka till och underlätta uppföljning av verksamheten från stadens sida.

Återbetalning av bidrag

Organisationen ska återbetala återstående bidrag till förvaltningen om pengarna inte förbrukats under den period bidraget avser, om förvaltningen inte skriftligen meddelar annan hantering. Återstående pengar får inte användas för annat ändamål, fonderas, kapitaliseras eller användas kommande år.

Förvaltningen kan som alternativ istället dra av aktuellt belopp på kommande utbetalning.

Beslut om att hålla inne, stoppa och/eller återkräva bidrag

Om någon eller några av omständigheterna i nedanstående punktlista föreligger, ska äldreförvaltningen, om inte särskilda skäl föreligger, vidta följande åtgärder:

1. Omedelbart hålla inne eller stoppa utbetalning av beviljat bidrag
2. Återkräva redan utbetalt bidrag
3. Göra en polisanmälan vid misstanke om brott som hindrar förvaltningens verksamhet.

• Organisationen inte följer dessa riktlinjer.
• Företrädare för organisationen, till exempel styrelsemedlem, eller anställd, uttrycker åsikter i strid med demokrati, jämställdhet, mångfald eller alla människors lika värde.
• Företrädare för organisationen ger uttryck för våldsbejakande åsikter eller idéer.
• Organisationen samverkar med, eller anlitar, organisationer eller personer som uttrycker åsikter i enlighet med föregående två punkter.
• Diskriminering, mobbning eller kränkande särbehandling förekommer i organisationen.
• Organisationen har lämnat felaktiga eller bristfälliga uppgifter i sin ansökan eller redovisning.
• Organisationen inte genomför planerad verksamhet som legat till grund för beslutet om bidraget eller om verksamheten avsevärt ändrat inriktning utan ett godkännande av förvaltningen.
• Beslut har fattats i strid med bestämmelserna om jäv i lag (2018:672) om ekonomiska föreningar.
• Organisationen inte följer lagar och föreskrifter.
• Organisationen inte redovisar i enlighet med riktlinjerna.
• Utredning pågår av staden om organisationen lever upp till stadens riktlinjer och styrdokument.
• Utredning pågår av annan myndighet om organisationen följer lagar och föreskrifter.
• Företrädare för organisationen är dömd för brott som bedöms påverka dennes lämplighet att utföra sitt uppdrag inom organisationen.

Särskilt om demokrativillkor

Om en organisation har brutit mot demokrativillkoret kan den ändå få bidrag om det finns särskilda skäl för det i enlighet med stadens övergripande riktlinjer för förenings- och kulturstöd – demokrativillkor (KS 2020-410). Vad som utgör särskilda skäl bedöms av förvaltningen i det enskilda fallet. Det ska särskilt beaktas om organisationen tagit aktivt avstånd från agerandet, exempelvis genom ett uttalande i officiella kanaler som når organisationens målgrupp. En organisation som inte tar avstånd från ett agerande som strider mot demokrativillkoret, kan i regel inte beviljas bidrag.

Det ska också särskilt beaktas om organisationen har vidtagit adekvata åtgärder för att säkerställa att agerandet inte upprepas. Det kan handla om att utesluta en företrädare från organisationen. För riksorganisationer kan det vara nödvändigt att utesluta en medlems- eller lokalförening för att säkerställa att ett agerande inte upprepas.

Beräkningen av bidragen utgår från det belopp som nämnden budgeterat. Detta belopp reduceras först med summan av bidrag till Paraplyorganisationerna. Bidrag till Paraplyorganisationer beräknas enligt antal medlemmar. Paraplyorganisationer är inte berättigade att söka bidrag till lokalhyra. Därutöver påverkas bidragen efter antalet organisationer som ansöker om bidrag.

• Bidrag till verksamheten ska användas till kostnader som är direkt kopplade till verksamheten, såsom lokalkostnader, personalkostnader eller kostnader i samband med aktiviteter. Verksamhetskostnaderna ska vara rimliga i förhållande till planerade aktiviteter och omfattningen av verksamheten. Kostnaden och storleken på lokalen ska vara anpassad till antalet medlemmar. Om medlemsantalet till exempel sjunker, bör organisationen se sig om efter ett annat objekt att hyra eller möjligheten att dela lokalen med annan organisation.
• Bidragets storlek beräknas enligt antalet medlemmar över 65 år och den planerade verksamheten samt aktiviteterna. Verksamhet och aktiviteter på storhelger och sommartid premieras.

Klargörande möte

Förvaltningen kan kalla till ett klargörande möte efter att ha tagit del av den information som sökanden har lämnat in. Mötet är till för att diskutera hur organisationen avser att uppfylla syftet i sin ansökan. Att inte komma till klargörande möte innebär att nämnden avslår ansökan av formella skäl. Organisationer som söker bidrag första gången från nämnden kallas till ett klargörande möte om ansökan avser ett belopp motsvarande två prisbasbelopp eller på förekommen anledning.