Nytt it-system för föreningsstöd och bokning

Vi kommer att påbörja lanseringen av Idrottsportalen 5 maj 2025. 

När vi påbörjar lanseringen av Idrottsportalen kommer det vara med funktioner som är kopplade till att boka idrottsanläggning. Funktioner för att ansöka och redovisa föreningsstöd behöver fortsatt utvecklas.

Det kommer inte vara ett helt färdigbyggt system när det driftsätts men funktionaliteten ska vara tillräcklig för att vi och våra kunder ska känna att den fungerar. 

Utöver att informera och uppdatera den här webbsidan med allmän information, informeras den som berörs specifikt i olika skeden. Vi utgår från kontaktuppgifter som ni lämnat in till idrottsförvaltningen.

Vi informerar genom:

• nyhetsbrev som skickas via e-post till representanter för föreningar, organisationer och privatpersoner som har bokningar i stadens idrottsanläggningar
• e-post till representanter för förening, organisation eller privatperson som berörs i olika skeden.

Det kommer finnas en länk till Idrottsportalen på stadens webbplatser för föreningsservice. Bland annat på webbsidan för idrottsförvaltningens föreningsstöd, samt på webbsidan för att boka idrottsanläggning.

Idrottsförvaltningens föreningsstöd

Boka idrottsanläggning

Uppgifter som idag finns om föreningen i Interbook, så som namn på föreningen, kontaktuppgifter och fakturaadress förs över till den nya Idrottsportalen. Vi kopplar ihop dig som ordförande med föreningen men behöver få veta att uppgifterna som förts över verkligen stämmer. 

När du som ordförande har bekräftat att uppgifterna stämmer och kompletterat med ytterligare uppgifter som efterfrågas i Idrottsportalen kommer du kunna börja lägga till användare, administrera lag och medlemmar.

Följande uppgifter förs över från dagens Interbook till Idrottsportalen och ska bekräftas av ordförande:

• namn på föreningen
• organisationsnummer
• postadress
• telefonnummer till förening
• e-postadress till förening
• verksamhet som bedriv,s till exempel fotboll, handboll, basket, scouting
• fakturareferens, om ni har något bankgiro/postgiro
• e-postadress för faktura, om ni har någon
• information om föreningen tillhör något förbund eller riksorganisation.

Följande information kommer ordförande behöva komplettera med:

• uppgifter om föreningens styrelse
• RF-nummer (om medlem i organisation eller förbund)
• vilka föreningen riktar sig till, t.ex. barn 0–6 år, ungdomar 7–20, vuxna, personer med funktionsnedsättning
• information om i vilken eller vilka stadsdelar som föreningen bedriver verksamhet.

Inloggning till Idrottsportalen kommer att göras med e-legitimation, till exempel BankID eller Freja. Genom att du loggar in med e-legitimation så loggar du alltid in som privatperson. När du väl är inne i systemet behöver du byta roll/behörighet för att få tillgång till föreningens uppgifter.

Länkar till Idrottsportalen kommer att finnas på alla webbsidor där vi idag har länkar till dagens system Interbook, till exempel:
Boka idrottsanläggning

Inloggning till Idrottsportalen kommer att göras med e-legitimation, till exempel BankID eller Freja.

Länkar till Idrottsportalen kommer att finnas på alla webbsidor där vi idag har länkar till dagens system Interbook, till exempel:
Boka idrottsanläggning

Du behöver ha en e-legitimation för att logga in i Idrottsportalen. Det kan vara BankID, Freja eID, Telia eller Stockholms stads tjänstekort. Har du inte en e-legitimation behöver du skaffa en. 

På webbplatsen elegitimation.se finns information om hur det fungerar och vad som är bra att tänka på.

Webbplatsen elegitimation.se

Idrottsportalen har koppling till flera system och för att få tillgång till Idrottsportalen behöver vi säkerställa att du är du. Vad du kan se och göra i Idrottsportalen är kopplat till vilken roll eller tjänst du har. 

Användarnamn och lösenord är inte ett säkert sätt för inloggning då sådana uppgifter kan delas med flera.

Ja, du kommer kunna använda Idrottsportalen med en smarttelefon.

Alla uppgifter som vi har idag i nuvarande system, Interbook, ska föras över till Idrottsportalen, med reservation för att vi inte kan garantera att alla föreningar eller organisationer kommer med i överföringen. Om du inte hittar din förening eller organisation behöver den registreras på nytt.

Ta kontakt med idrottsförvaltningens bokningsenhet så hjälper de dig.
E-post: bokningen.idrott@stockholm.se

Ta kontakt med idrottsförvaltningens bokningsenhet så hjälper de dig.
E-post: bokningen.idrott@stockholm.se

Har du behörighet kommer du själv kunna registrera en ny förening eller organisation i Idrottsportalen. Förnamn, efternamn och personnummer kopplade till föreningen eller organisationen kommer att hämtas från folkbokföringen.

Hur mycket du har behörighet för att se och göra i Idrottsportalen beror på vilken roll eller tjänst du har inom föreningen eller organisationen.

När Idrottsportalen är lanserad kommer du själv att kunna lägga in dina kontaktuppgifter. Förnamn, efternamn och personnummer kommer att hämtas från folkbokföringen.

När vi byter system från dagens Interbook till Idrottsportalen förs alla uppgifter som finns i Interbook över till Idrottsportalen. När du loggar in första gången i Idrottsportalen kommer du behöva bekräfta att uppgifterna stämmer, innan du kan börja använda systemet. 

Idrottsnämnden är ansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i Idrottsportalen. Det innebär att idrottsnämnden ansvarar för att personuppgifter behandlas på ett lagligt, säkert och korrekt sätt.

Idrottsnämnden ansvarar också för personuppgiftsbehandlingar som är kopplade till föreningars medlemslistor, från och med att dessa skickas in till idrottsnämnden genom systemet.

Föreningen ansvarar själv för sina personuppgiftsbehandlingar av sina medlemmar. Det innebär att föreningen måste ha en rättslig grund för att lämna över personuppgifter till idrottsnämnden, till exempel medlemslistor.

Föreningen måste också se till att personuppgifterna behandlas på ett lagligt och korrekt sätt.

Ja, föreningen måste informera sina medlemmar om att deras uppgifter kommer att delas med Stockholms stad, varför det sker och hur uppgifterna kommer att användas.

Det är föreningens ansvar att se till att medlemmarna är informerade och att de har gett sitt samtycke till att deras uppgifter delas med kommunen.

Hur mycket en användare kan se och göra i Idrottsportalen är förenat med vilken roll eller behörighet du tilldelar den personen. En del funktioner i Idrottsportalen är förenat med kostnader och tillgång till personuppgifter. Överväg noga vilken behörighet du delar ut till vem och hur många. 

I Idrottsportalen kommer det finnas en kort beskrivning av respektive roll när du ska tilldela roller.

Alla som loggar in med e-legitimation kan se lediga tider. Därutöver beror det på vilken behörighet du har i systemet. Hur mycket information du kan se i Idrottsportalen och vad du kan göra beror på vilken roll du har i föreningen, vad du behöver för att utföra ditt arbete.

I en förening kommer det vara ordförande som delar ut behörigheter. Ordförande har ansvar för att rätt person har rätt behörighet.

Vi har skickat mejl till ordförande, alternativt skickat mejl till kansliet med önskan om att vidarebefordra till ordförande, med information och instruktioner kring inloggning. 

Det är ordförande som måste logga in först, för att vi ska kunna koppla ihop de uppgifter som vi har fört över om föreningen från nuvarande system. Därefter ansvarar ordförande för att dela ut roller och behörigheter till andra i föreningen, så att rätt personer har rätt behörighet. 

Nej, inte nu.

I samband med lanseringen av Idrottsportalen är det ordförande som måste vara den som först loggar in för att vi ska kunna koppla ihop föreningen med en person. Ordförande måste bekräfta föreningens uppgifter. Därefter kan ordförande börja lägga upp lag och dela ut behörigheter till andra. Den som är ordförande kommer vara ansvarig för att rätt personer har rätt behörighet. 

Det måste finnas en ordförande i en förening. Vi utgår från de uppgifter som föreningen har lämnat till idrottsförvaltningen. Om det finns oklarheter kommer vi att ta kontakt med föreningen. Det går också bra att föreningen tar kontakt med idrottsförvaltningens bokningsenhet.
E-post: bokningen.idrott@stockholm.se

Inför att Idrottsportalen lanseras kommer idrottsförvaltningen ge två personer per skola (kommunala) behörighet till Idrottsportalen så att de ska kunna söka lediga tider och boka idrottsanläggning. Därefter hanterar och ansvarar skolan för att lägga till och ta bort användare i Idrottsportalen. 

Det kommer att finnas olika behörigheter beroende på vilken tjänst du har. Personer med full behörighet kommer kunna:

• se befintliga bokningar
• söka efter lediga tider
• boka idrottsanläggning och lokal, utöver lektioner i idrott och hälsa (förenat med en kostnad)
• fördela och administrera behörigheter och tillgång till Idrottsportalen
• uppdatera och administrera era kontakt- och faktureringsuppgifter.

Personer med begränsade behörigheter kommer kunna se vad som är bokat och vad som är ledigt, men bokningen måste alltid göras av dem som har full behörighet. Du kommer kunna vända dig till din skolledning om du vill veta vilka det är. 

Alla bokningar som finns i nuvarande system, Interbook kommer att föras över till Idrottsportalen utan att du behöver göra något. 

Det kommer att finnas flera sätt:

• en meny där du väljer "sök lediga tider" och därefter söka efter lediga tider utifrån datum, anläggning och typ av aktivitet.
• en schemavy som du kan titta och klicka i. 
• söka på en specifik anläggning och söka efter lediga tider på den idrottsanläggningen.

Det kommer att finnas hjälptexter och manualer i Idrottsportalen. 

Har du behörighet kommer det gå att boka återkommande bokningar i Idrottsportalen.

Hur mycket som du kan se och göra i Idrottsportalen beror på vilken behörighet du har och vad du i din roll behöver se och göra.

Ja, det kommer att vara möjligt att se om det finns strötider och boka dessa.

För strötider på fotbollsplaner kommer vi i maj att göra två släpp av strötider.

•    5 maj, för perioden 5–31 maj
•    12 maj, för perioden 1 juni–31 oktober 

Anledningen är att när vi öppnar Idrottsportalen den 5 maj ser vi att många fotbollsföreningar behöver tid för att hinna sätta upp sina föreningar och lägga upp lag i Idrottsportalen. Observera att det endast gäller fotbollsplaner.

Hur mycket som du kan se och göra i Idrottsportalen beror på vilken roll du har och vad du i din roll behöver se och göra. Har du behörighet kommer du kunna justera enstaka eller återkommande bokningar.

Bokning av lokaler och anläggningar för lektioner i idrott och hälsa kommer som tidigare att göras på en blankett. Blanketten ska skickas till idrottsförvaltningen. Efter att blanketten har kommit in kallar vi till fördelningsmöte. 

Bokningar utöver ordinarie undervisning kommer att göras i Idrottsportalen, av den på skolan som har behörighet att göra bokningar. 

Alla skolor kommer att ha några utsedda personer som ska vara behöriga att boka idrottsanläggning och lokal. Det kommer vara din skolledning som utser dessa, och till dem du vänder dig om du vill veta vilka det är.

Inför att Idrottsportalen lanseras kommer idrottsförvaltningen ge två personer per skola (kommunala) behörighet till Idrottsportalen så att de ska kunna söka lediga tider och boka idrottsanläggning. Därefter hanterar och ansvarar skolan för att lägga till och ta bort användare i Idrottsportalen. 

Det kommer att finnas olika behörigheter beroende på vilken tjänst du har. Personer med full behörighet kommer kunna:

• se befintliga bokningar
• söka efter lediga tider
• boka idrottsanläggning och lokal, utöver lektioner i idrott och hälsa (förenat med en kostnad)
• fördela och administrera behörigheter och tillgång till Idrottsportalen
• uppdatera och administrera era kontakt- och faktureringsuppgifter.

Personer med begränsade behörigheter kommer kunna se vad som är bokat och vad som är ledigt, men bokningen måste alltid göras av dem som har full behörighet. Du kommer kunna vända dig till din skolledning om du vill veta vilka det är. 

Det kommer finnas bokningsvillkor i systemet som du kan ta del av innan du genomför din bokning.

Ja, det kommer finnas personal på anläggningen som kommer kunna se bokningar.

Vilka uppgifter personalen ser i systemet beror på vilken arbetsroll personen har, och vad den behöver se för att utföra sitt arbete. 

Ja, fakturering kommer ske som tidigare men fakturorna kommer att se lite annorlunda ut. Du kommer kunna välja när du loggar in i Idrottsportalen hur du vill ta emot fakturan, till exempel via e-post eller post.

Ja, det kommer att gå att importera närvaro från andra system.

Ja, systemet accepterar tillfälliga personnummer så kallade samordningsnummer. 

Samordningsnummer är en identitetsbeteckning för den som inte är eller har varit folkbokförd i Sverige. På Skattemyndighetens webbplats kan du läsa mer om samordningsnummer.

Samordningsnummer, Skattemyndigheten

Ja, det kommer att gå att läsa in närvaro genom att ladda upp DAK-filer.

DAK är ett standardiserat filformat för Digitalt Aktivitetskort, vilket används av föreningar vid ansökan av statligt och kommunalt aktivitetsstöd.

I tester har vi sett att vi behöver utveckla funktionerna för att söka och redovisa föreningsstöd. Vi har därför valt att skjuta på lanseringen av de delarna i systemet. Vi återkommer med information om när funktionerna för att söka och redovisa stöd beräknas lanseras. Däremot kommer det vara möjligt att föra närvaro i Idrottsportalen från 5 maj. 

Fram till att funktioner för föreningsstöd lanseras kommer nuvarande sätt att söka samt redovisa föreningsstöd att gälla, genom pdf-formulär och tillhörande bilagor.

Nej, Idrottsportalen fungerar bara för ansökningar till de föreningsstöd och stöd som handläggs av idrottsförvaltningen.

I Idrottsportalen kommer du kunna se en lista på alla föreningsstöd som handläggs av idrottsförvaltningen. Det kommer också finnas en länk till Idrottsportalen på stadens webbplats, och de föreningsstöd som idrottsförvaltningen handlägger.

Följande stöd kommer att kunna sökas och handläggas i det nya it-systemet:

• Stöd för kostnader för föreningslokal
• Medlemsaktivitetsstöd
• Medlemsaktivitetsstöd för personer över 65 år
• Stöd för nybörjarsimskola
• Ledarstöd för drop in-idrott för prioriterade målgrupper
• Ledarstöd till aktiviteter under skollov
• Scoutlägerstöd
• Parasportstöd
• Nybildningsstöd

Ja, villkoren och en beskrivning för vad som behöver vara med i en ansökan kommer att kunna läsas i informationen om föreningsstödet och bidraget.

Ja, det kommer vara möjligt att lägga in bevakning för de stöd som din förening vill söka. Det kommer också vara möjligt att få notifikationer under hela handläggningsprocessen till exempel bekräftelse på att ansökan kommit in och behandlas, när beslut har fattats, motiveringen till beslutet och notifikationer som rör redovisning.

Ja, det kommer att gå att importera närvaro från andra system.

Föreningen kommer själva kunna gå in och uppdatera uppgifterna i det nya it-systemet. Det kommer också gå att uppdatera närvaro genom att ladda upp och importera från andra system och DAK-filer. 

Det kommer finnas hjälptexter och manualer i Idrottsportalen. Representanter för föreningar kommer att erbjudas visningar av systemet. Information om hur och när visningarna ska genomföras och gå till återkommer vi med så snart vi har en bild av vad som är bästa sätt att informera på.