Nytt it-system för föreningsstöd och bokning

Vi kommer att lansera funktioner i flera steg. Vi började i maj med att lansera funktioner för att boka idrottsanläggning, administrera föreningsuppgifter, föra närvaro, hantera medlemsregister, grupper och lag. 

I en senare lansering kommer vi att koppla på funktioner för att söka och redovisa föreningsstöd. Fram till dess söks föreningsstöd genom pdf-formulär.

Om idrottsförvaltningens föreningsstöd

Det finns en länk till Idrottsportalen lite längre upp på den här sidan. Utöver det finns länkar på de sidor där vi tidigare länkat till Interbook, till exempel:

Boka idrottsanläggning

Uppgifter som funnits om föreningen i vårt gamla system Interbook, har förts över till Idrottsportalen. Vi kopplar ihop dig som ordförande med föreningen men behöver veta att uppgifterna som förts över verkligen stämmer. 

När du som ordförande har bekräftat att uppgifterna stämmer och kompletterat med ytterligare uppgifter som efterfrågas i Idrottsportalen kan du lägga till användare, administrera lag och medlemmar.

Följande uppgifter har förts över från Interbook till Idrottsportalen och ska bekräftas av ordförande:

• namn på föreningen
• organisationsnummer
• postadress
• telefonnummer till förening
• e-postadress till förening
• verksamhet som bedrivs till exempel fotboll, handboll, basket, scouting
• fakturareferens, om ni har något bankgiro/postgiro
• e-postadress för faktura, om ni har någon information om föreningen tillhör något förbund eller riksorganisation.

Följande information behöver ordförande komplettera med:

• uppgifter om föreningens styrelse
• RF-nummer (om medlem i organisation eller förbund)
• vilka föreningen riktar sig till, till exempel barn 0–6 år, ungdomar 7–20 år, vuxna, personer med funktionsnedsättning
• information om i vilken eller vilka stadsdelar som föreningen bedriver verksamhet.

Inloggning till Idrottsportalen görs med e-legitimation, till exempel BankID eller Freja. Genom att du loggar in med e-legitimation så loggar du alltid in som privatperson. När du väl är inne i systemet behöver du byta roll/behörighet för att få tillgång till föreningens uppgifter.

Utöver länk på den här sidan så finns länkar till Idrottsportalen på de webbsidor där vi har haft länkar till Interbook, till exempel:

Boka idrottsanläggning

Inloggning till Idrottsportalen görs med e-legitimation, till exempel BankID eller Freja.

Länkar till Idrottsportalen finns på alla webbsidor där vi har haft länkar till Interbook, till exempel:

Boka idrottsanläggning

Du behöver ha en e-legitimation för att logga in i Idrottsportalen. Det kan vara BankID, Freja eID, Telia eller Stockholms stads tjänstekort. Har du inte en e-legitimation behöver du skaffa en. 

På webbplatsen elegitimation.se finns information om hur det fungerar och vad som är bra att tänka på.

Webbplatsen elegitimation.se

Idrottsportalen har koppling till flera system och för att få tillgång till Idrottsportalen behöver vi säkerställa att du är du. Vad du kan se och göra i Idrottsportalen är kopplat till vilken roll eller tjänst du har. 

Användarnamn och lösenord är inte ett säkert sätt för inloggning då sådana uppgifter kan delas med flera.

Ja, du kan använda Idrottsportalen med en smarttelefon.

Alla uppgifter som vi har haft i Interbook har förts över till Idrottsportalen, med reservation för oförutsedda misstag eller fel. Om du inte hittar din förening eller organisation behöver den registreras på nytt.

Ta kontakt med idrottsförvaltningens bokningsenhet så hjälper de dig.
E-post: bokningen.idrott@stockholm.se

Ta kontakt med idrottsförvaltningens bokningsenhet så hjälper de dig.
E-post: bokningen.idrott@stockholm.se

Har du behörighet kan du själv registrera en ny förening eller organisation i Idrottsportalen. Förnamn, efternamn och personnummer kopplade till föreningen eller organisationen hämtas från folkbokföringen.

Hur mycket du har behörighet för att se och göra i Idrottsportalen beror på vilken roll eller tjänst du har inom föreningen eller organisationen.

Du kan själv logga in och lägga in dina kontaktuppgifter i Idrottsportalen. Förnamn, efternamn och personnummer hämtas från folkbokföringen.

Alla uppgifter har förts över från Interbook till Idrottsportalen. När du loggar in första gången i Idrottsportalen behöver du bekräfta att uppgifterna stämmer, innan du kan börja använda systemet. 

Idrottsnämnden är ansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i Idrottsportalen. Det innebär att idrottsnämnden ansvarar för att personuppgifter behandlas på ett lagligt, säkert och korrekt sätt.

Idrottsnämnden ansvarar också för personuppgiftsbehandlingar som är kopplade till föreningars medlemslistor, från och med att dessa skickas in till idrottsnämnden genom systemet.

Föreningen ansvarar själv för sina personuppgiftsbehandlingar av sina medlemmar. Det innebär att föreningen måste ha en rättslig grund för att lämna över personuppgifter till idrottsnämnden, till exempel medlemslistor.

Föreningen måste också se till att personuppgifterna behandlas på ett lagligt och korrekt sätt.

Ja, föreningen måste informera sina medlemmar om att deras uppgifter kommer att delas med Stockholms stad, varför det sker och hur uppgifterna kommer att användas.

Det är föreningens ansvar att se till att medlemmarna är informerade och att de har gett sitt samtycke till att deras uppgifter delas med kommunen.

Hur mycket en användare kan se och göra i Idrottsportalen är förenat med vilken roll eller behörighet du tilldelar den personen. En del funktioner i Idrottsportalen är förenat med kostnader och tillgång till personuppgifter. Överväg noga vilken behörighet du delar ut till vem och hur många. 

I Idrottsportalen finns en kort beskrivning av respektive roll när du ska tilldela roller.

Alla som loggar in med e-legitimation kan se lediga tider. Därutöver beror det på vilken behörighet du har i systemet. Hur mycket information du kan se i Idrottsportalen och vad du kan göra beror på vilken roll du har i föreningen, vad du behöver för att utföra ditt arbete.

I en förening är det ordförande som delar ut behörigheter. Ordförande har ansvar för att rätt person har rätt behörighet.

Vi har skickat mejl till ordförande med information och instruktioner kring inloggning. Alternativt skickat mejl till kansliet med önskan om att vidarebefordra informationen till föreningens ordförande.

Länk till Idrottsportalen finns längre upp på den här sidan eller på de sidor där vi tidigare haft länkar till Interbook, till exempel:

Boka idrottsanläggning

Det är ordförande som måste logga in först, för att vi ska kunna koppla ihop de uppgifter som vi har fört över om föreningen från nuvarande system. Därefter ansvarar ordförande för att dela ut roller och behörigheter till andra i föreningen, så att rätt personer har rätt behörighet. 

Nej. Det är ordförande som är ansvarig för föreningen och den som inledningsvis bekräftar föreningens uppgifter. Därefter kan ordförande lägga upp lag och dela ut behörigheter till andra. Det är ordförande som är ansvarig för att rätt personer har rätt behörighet. 

Det måste finnas en ordförande i en förening. Vi har utgått från de uppgifter som föreningen har lämnat till idrottsförvaltningen. Om det funnits oklarheter har vi försökt att komma i kontakt med föreningen. Det går också bra för föreningen att ta kontakt med idrottsförvaltningens bokningsenhet.
E-post: bokningen.idrott@stockholm.se

Alla bokningar som funnits i Interbook har förts över till Idrottsportalen. 

Det finns flera sätt:
•    en meny där du väljer "sök lediga tider" och därefter söka efter lediga tider utifrån datum, anläggning och typ av aktivitet.
•    en schemavy som du kan titta och klicka i. 
•    söka på en specifik anläggning och söka efter lediga tider på den idrottsanläggningen.

Det finns hjälptexter och manualer i Idrottsportalen. Vi fyller på med fler vartefter.

Har du behörighet går det att boka återkommande bokningar i Idrottsportalen.

Hur mycket som du kan se och göra i Idrottsportalen beror på vilken behörighet du har och vad du i din roll behöver se och göra.

Ja, det är möjligt att se om det finns strötider och boka dessa.

Hur mycket som du kan se och göra i Idrottsportalen beror på vilken roll du har och vad du i din roll behöver se och göra. Har du behörighet kan du justera enstaka eller återkommande bokningar.

Bokning av lokaler för ordinarie lektioner i idrott och hälsa görs som tidigare på en blankett. Blanketten ska skickas till idrottsförvaltningen. Efter att blanketten har kommit in kallar vi till fördelningsmöte. 

Bokningar utöver ordinarie undervisning görs i Idrottsportalen, av den på skolan som har full behörighet att göra bokningar. 

Det finns olika behörigheter beroende på vilken tjänst du har. Personer med full behörighet kan:
•    se befintliga bokningar
•    söka efter lediga tider
•    boka idrottsanläggning och lokal, utöver lektioner i idrott och hälsa (förenat med en kostnad)
•    fördela och administrera behörigheter och tillgång till Idrottsportalen
•    uppdatera och administrera era kontakt- och faktureringsuppgifter.

Idrottsförvaltningen ger inledningsvis två personer per skola (kommunala) full behörighet till Idrottsportalen. Därefter hanterar och ansvarar skolan för att dela ut behörigheter och för att lägga till och ta bort användare i Idrottsportalen. Vi har tagit kontakt med kommunala skolor och bett om namn på de två som skolan inledningsvis vill ge denna behörighet.

Personer med begränsade behörigheter kommer kunna se vad som är bokat och vad som är ledigt, men bokningen måste alltid göras av den som har full behörighet. Du kan vända dig till din skolledning om du vill veta vilka det är. 

Om du är administratör ska du alltid logga in som ”medarbetare” när du kommer till inloggningssidan. Därefter välja inloggning med tjänstekort.

Det finns bokningsvillkor i systemet som du kan ta del av innan du genomför din bokning.

Ja, det finns personal på anläggningen som kan se bokningar.

Vilka uppgifter personalen ser i systemet beror på vilken arbetsroll personen har, och vad den behöver se för att utföra sitt arbete. 

Om du är administratör ska du alltid logga in som ”medarbetare” när du kommer till inloggningssidan. Därefter välja inloggning med tjänstekort.

Ja, fakturering görs som tidigare men fakturorna ser lite annorlunda ut. När du loggar in i Idrottsportalen kan du välja hur du vill ta emot fakturan, till exempel via e-post eller post.

Ja, det går att importera närvaro från andra system.

Ja, systemet accepterar tillfälliga personnummer så kallade samordningsnummer. 

Samordningsnummer är en identitetsbeteckning för den som inte är eller har varit folkbokförd i Sverige. På Skattemyndighetens webbplats kan du läsa mer om samordningsnummer.

Samordningsnummer, Skattemyndigheten

Föreningen kan själva gå in och uppdatera uppgifterna i Idrottsportalen. Det går också att uppdatera närvaro genom att ladda upp och importera från andra system och DAK-filer. 

Ja, det kommer att gå att läsa in närvaro genom att ladda upp DAK-filer.

DAK är ett standardiserat filformat för Digitalt Aktivitetskort, vilket används av föreningar vid ansökan av statligt och kommunalt aktivitetsstöd.

Vi återkommer med information om när funktionerna för att söka och redovisa stöd beräknas lanseras. Däremot är det möjligt att föra närvaro i Idrottsportalen redan nu. 

Fram till att funktioner för föreningsstöd lanseras kommer nuvarande sätt att söka samt redovisa föreningsstöd att gälla, genom pdf-formulär och tillhörande bilagor.

Om idrottsförvaltningens föreningsstöd

Nej, Idrottsportalen kommer bara fungera för ansökningar till de föreningsstöd och stöd som handläggs av idrottsförvaltningen.

I Idrottsportalen kommer du kunna se en lista på alla föreningsstöd som handläggs av idrottsförvaltningen. Det kommer också finnas en länk till Idrottsportalen på stadens webbplats, och de föreningsstöd som idrottsförvaltningen handlägger.

Följande stöd kommer att kunna sökas och handläggas i Idrottsportalen:

• Stöd för kostnader för föreningslokal
• Medlemsaktivitetsstöd
• Medlemsaktivitetsstöd för personer över 65 år
• Stöd för nybörjarsimskola
• Ledarstöd för drop in-idrott för prioriterade målgrupper
• Ledarstöd till aktiviteter under skollov
• Scoutlägerstöd
• Parasportstöd
• Nybildningsstöd

Ja, villkoren och en beskrivning för vad som behöver vara med i en ansökan kommer att kunna läsas i informationen om föreningsstödet och bidraget.

Ja, det kommer vara möjligt att lägga in bevakning för de stöd som din förening vill söka. Det kommer också vara möjligt att få notifikationer under hela handläggningsprocessen till exempel bekräftelse på att ansökan kommit in och behandlas, när beslut har fattats, motiveringen till beslutet och notifikationer som rör redovisning.

Det kommer finnas hjälptexter och manualer i Idrottsportalen. Om behov finns kommer representanter för föreningar att erbjudas visningar av systemet. 

Logga in i Idrottsportalen. På startsidan när du kommit in finns ett litet frågetecken under vänstermenyn. Klicka på frågetecknet så får du upp en innehållsförteckning med de manualer som finns upplagda i Idrottsportalen.